効果的な従業員向けクレジット カード ポリシーを作成する方法

あなたの会社には従業員向けのクレジット カードに関するポリシーがありますか?そうでない場合は、効果的なものを作成すると、不必要な出費を削減できる可能性があります。これらのヒントが役に立ちます。

中小企業も大企業も同様に、会社の財務を維持するために、旅費、食事、その他の従業員の経費に関連する経費を最小限に抑える必要があります。また、経営者はさまざまな仕事に取り組むため、従業員による会社のクレジット カードの適切な使用に関する最適なポリシーを知るのは必ずしも簡単ではありません。効果的な従業員用クレジット カード ポリシーを作成する必要があるが、その作成方法についての指示が不足している場合は、読み続けてください。

重要なポイント

• 従業員の不必要な経費を削減する最良の方法の 1 つは、従業員のクレジット カード ポリシーを作成することです。

• クレジット利用制限、使用違反とみなされる行為、カードの不適切な使用による影響について伝える必要があります。

• 従業員は毎月末に、すべての料金、領収書、および該当する会計コードの詳細なレポートを提出する必要があります。

• 従業員のクレジット カード ポリシーを整備することは、あなた自身とあなたの会社を成功に導くのに役立ちます。

従業員のクレジットカードに対する責任を定義する

従業員にクレジット カードを発行する場合は、従業員によるクレジット カードの使用方法を管理するルールを実装する必要があります。これらの規則に従い、カードを安全に保管する責任があります。

従業員のクレジット カード ポリシーには次のものが含まれますが、これらに限定されません。

• カードを使える人

• カードごとの利用限度額

• カードに請求できる承認済みの経費

• カードの不正使用による影響

注記

従業員は、カードのセキュリティと会社に関連する情報のプライバシーについて責任を負う必要があります。

支出制限、違反とみなされる活動、カードの不適切な使用による影響について伝える必要があります。従業員は、カードが安全な場所に保管されていること、カード アカウントに不正行為がないこと、カード番号が秘密にされていることを確認する責任があります。法人用クレジット カードは従業員のみが使用し、他の個人は使用しないことを明記することもできます。

支出制限を明確にする

クレジット カードを使用するアクティビティや取引、およびカードで使用できる金額を規定するルールとガイドラインを確立する必要があります。

ほとんどの場合、支出は特定の従業員が特定の業務や旅行に必要とするものに限定する必要があります。各部門には独自の支出制限がある場合があり、それらを合計して部門全体の支出予算と同期する必要があります。たとえば、各カードの支出を 3,000 ドル以下に制限できますが、増額が必要な場合は、従業員が最高財務責任者 (最高財務責任者がいる場合) またはあなたに申請することができます。

すべての従業員はこの制限を超えてはならず、超えた場合は制限を超えた手数料を負担する必要があります。最後に、会社のクレジット カードはキャッシングには決して使用しないでください。

注記

会社のクレジット カードを発行するときに、各従業員に支出制限について通知することが賢明です。

定期的な使用状況レポートを要求する

会社のクレジット カードの使用について従業員に責任を負わせるためのプロセスが必要になります。従業員は毎月末に、すべての料金、領収書、および該当する会計コードの詳細なレポートを提出する必要があります。すべての従業員は、確認目的で会社に提出する前に、支出領収書を月次明細書に必ず添付する必要があります。

カード支払いの遅れを避けるために、これらすべての使用状況レポートは期限内に行う必要があります。これにより、毎月の支出を簡単に監視できるようになり、監査も簡単になります。

カードは個人の支出には使用できないことを明確に記載する

従業員のクレジット カードの使用については非常に厳格にし、個人的な支出に使用することは許可されていないことを明確にすることが賢明かもしれません。この場合の個人的な使用の定義は、事業運営に関係のない費用です。会社は、個人的な支出にカードを使用する従業員に対して特別な影響を与える必要があります。

注記

従業員のクレジットカードでの購入や請求は、顧客の食事や事務用品などのビジネス関連活動に限定する必要があります。

従業員のクレジット カードの使用状況を確認する

企業が従業員にクレジット カードを発行している場合は、各従業員のカード使用状況を毎月確認する必要があります。従業員の上司も含めることができますが、必ず経理部門の人材が必要になります。従業員の上司は、カードの使用が本来の用途に限定されていることを確認する必要があります。さらに、経理部門は、従業員が提出したすべての領収書およびその他の支出書類が本物であるかどうかを確認する必要があります。

注記

また、クレジット カードの請求に関する紛争の処理方法に関するポリシーと、解雇された従業員のカードのキャンセルを処理する方法のプロセスも必要です。

法人および従業員のクレジット カードを使用するすべての企業は、カードの悪用を防ぐために、明確で効果的かつ詳細な従業員のクレジット カード ポリシーを策定する必要があります。これにより、問題や誤解を回避し、従業員が仕事関連の経費を負担する必要があり、他に支払い方法がない場合のボトルネックを防ぐことができます。

よくある質問 (FAQ)

クレジットカードポリシーとは何ですか?

クレジット カード ポリシーは、ビジネスの財務および会計ポリシーの一部です。会社のクレジット カードに請求できる経費や使用できる金額など、会社のクレジット カードの使用方法の概要が説明されています。また、どの従業員が会社のクレジット カードを所有できるかについても記載されている場合があります。

従業員用クレジット カードはどのように機能しますか?

従業員クレジット カードを使用すると、従業員はビジネス アカウントにリンクされたクレジット カードで仕事関連の購入を行うことができます。これらの従業員はカードの承認されたユーザーであるため、取引を確認して問題を解決できます。各カードには従業員の名前が記載されており、通常はカード発行会社から従業員用の新しいカードを無料で入手できます。