従業員向け法人クレジットカード

従業員に法人クレジット カードを発行する必要がありますか?従業員発行のクレジット カードの利点と危険性、および最適な手順を確認します。

ビジネスの過程で経費が発生する従業員を抱える雇用主の場合、従業員向けの法人クレジット カードを使用して、それらの経費を監視し、コストを管理する優れた方法があります。法人クレジット カードを正しく使用すると、多くのビジネス目標の達成に役立ちます。残念ながら、それらは企業の転落、あるいは少なくとも数段上のはしごを下る道を切り開く際に、あなたとあなたの従業員の両方を破滅させることになる可能性もあります。

法人クレジットカードとは何ですか?

法人クレジット カードは、個人や中小企業のクレジットとは別個の取り決めのグループです。企業は、承認されたビジネス関連の経費 (通常は旅費) を請求するための法人クレジット カードを従業員に提供できます。法人クレジットカードは通常、会社名と従業員の名前が記載されて発行されます。個人や中小企業のクレジット カードとは異なり、法人クレジット カードは少数の組織によってのみ発行されます。また、企業と発行者の間で直接発行されることもあります。

ルールを知る

法人クレジット カードの発行元がどこであっても、その仕組みを十分に理解した上でカードを受け入れる必要があります。これはカードを利用する本人だけでなく、会社も同様です。これにより、全員に損害を与える可能性のある多くの誤解を防ぐことができます。まず最初に、支払いの責任者が誰になるかです。一部のカードには、ビジネス用クレジット カードであるにもかかわらず、支払いが確実に行われるのは従業員の責任であるという規定があります。その他の場合、従業員が勤務する会社が支払いの責任を負います。

ルールを実践する

法人クレジット カードを使用する主な利点の 1 つは、雇用主が従業員の支出を、特に旅行でオフィスを離れているときに、より厳密に監視できるという事実です。法人クレジット カードを発行する企業は、手続き、利用限度額、制限に関するポリシーが従業員に理解され、遵守されるようにする必要があります。たとえば、航空運賃やレンタカーなどの特定の費用はクレジット カードに支払うことができますが、燃料費や高速料金などの費用は従業員の自腹で支払うことになります。

また、従業員は、特定の性質の請求が承認された場合でも、依然として制限が課される可能性があることを理解する必要があります。このようなルールは、広範囲に適用することも、販売者の特定のカテゴリに従って適用することもできます。たとえば、企業は、特に顧客を接待する場合に、食事に対する一定の支出制限を承認するかもしれませんが、同じ代表者が顧客に花を送りたいと判断した場合、それは許可されない可能性があります。カードの支出に対する事前の制限により、その種類の支出が制限される場合があります。

落とし穴を避ける

法人クレジット カードが発行されるときは、従業員がそのカードの使用方法をある程度理解する必要があります。一部の企業では、法人クレジット カードの使用に関するトレーニング クラスを提供している場合もあります。これにより、クレジット カードの使用に関する背景情報が全員に共通になり、ルールの発行を知らなかったとは誰も言えなくなります。

法人クレジット カードの主な危険性は、従業員が個人用とビジネス用を混在して使用する場合にあります。当然のことながら、個人的な経費を法人クレジット カードに請求することは決してあってはならないことです。幸いなことに、そのカードを適切に管理することで、この種の支出の問題を管理し、排除することができます。ほとんどの場合、これらの問題は、従業員が「後で会社に払い戻せる」と考えて、2 つの異なる取引を同時に行う煩わしさを回避したいときに発生します。一方、多くの場合、この計算は決して行われず、従業員は会社の経営陣と衝突することになります。

常識の自由な適用

法人クレジット カードの使用に利点があるとすれば、それは企業が従業員に自分たちが監視されているという意識を持たせることができることです。ただし、これは心配する必要はありません。従業員に、事業の名の下での支出が重要であること、会社の資金の使い方について常識を働かせる必要があることを認識させる必要があります。それ以外のことは会社の収益に悪影響を与えるだけであり、従業員にも影響を及ぼします。